1. Home
  2. Consumenten
  3. Tips voor een klachtenbrief aan uw dienstverlener

Tips voor een klachtenbrief aan uw dienstverlener

1. Bovenkant brief

Adressering. Zorg dat de naam en het adres van de FD kloppen. Vermeld de juiste afdeling en/of contactpersoon.
Onderwerp. Vermeld een kort en duidelijk onderwerp. Gaat het om een polis, noem dan ook het polisnummer.
Plaats en datum.
Aanhef. Richt u zich tot een bepaalde (contact)persoon, vermeld dan de achternaam.

 

2. Brief zelf

De gebeurtenis(sen)/Het geschil. Geef aan welke gebeurtenis(sen) aanleiding vormen tot uw klacht. Wees zo precies mogelijk: waar (plaats) en wanneer (datum) is wat gebeurd? Orden de gegevens chronologisch.
Uw klacht. Formuleer uw klacht beknopt en duidelijk. Beperk u tot de hoofdzaken maar volsta niet met verwijzing naar eerdere correspondentie.
Achtergrondinformatie. Geef zo nodig relevante achtergrondinformatie. te denken valt aan leeftijd, persoonlijke omstandigheden en gegevens van getuigen.

Uw voorstel. Formuleer duidelijk wat de dienstverlener volgens u moet doen om het probleem op te lossen. Waarmee bent u tevreden? Als u financieel nadeel heeft geleden en de schade kunt becijferen, doe dat dan. Gebruik een bijlage als het om een ingewikkelde berekening gaat.
Afsluiting. Laat weten binnen hoevel weken u een reactie van de dienstverlener verwacht. Vermeld eventueel wat u doet bij een niet tijdige of niet bevredigende reactie.

3. Onderkant brief en bijlagen

Ondertekening. Vermeld uw naam duidelijk leesbaar en plaats uw handtekening.
Adresgegevens. Vermeld onderaan (of bovenaan) de brief uw naam, uw adres en overige contactgegevens (telefoonnummers, eventueel e-mail adres). Werkt u met een gemachtigde? Laat de gemachtigde dan uw ocmplete adresgegevens vermelden alsmede die van hemzelf/haarzelf.
Overzicht bijlagen. Nummer alle bijlagen. Vermeld onderaan de brief zelf het genummerde overzicht van de bijlagen. Werk bij voorkeur chronologisch.

 

 

Brief versturen

  • Maak een kopie van uw brief en bewaar deze in uw dossier
  • Stuur nooit originele bijlagen mee maar alleen kopieën van documenten. Niet iedere dienstverlener stuurt de stukken namelijk retour (zie ook hieronder).
  • Gebruik A4 en kies voor enkelzijdig afdrukken/beschrijven. Gebruik geen paperclips, nietjes, plakband of perforaties.
  • Wilt u zeker weten dat uw brief is ontvangen, verstuur uw brief dan 'aangetekend met ontvangstbevestiging'. Bewaar de ontvangstbevestiging goed. U kunt bij het postbedrijf navragen wat de extra kosten van een aangetekende brief zijn.
 

Dossier aanleggen

Leg een zo volledig mogelijk 'dossier' aan. Ga daarbij als volgt te werk.

  • Verzamel alle documenten die met het geschil te maken hebben en bewaar deze goed, bij voorkeur in een aparte map. Dat geldt ook voor alle correspondentie.
  • Bewaar alle brieven van de tegenpartij en maak kopieën van al uw eigen brieven voor uw dossier.
  • Bewaar ook alle e-mails.
  • Bewaar tot slot alle notities. Schrijf altijd op wat u aan de telefoon te horen krijgt en welke afspraken u via de telefoon met wie heeft gemaakt. Als u belangrijke afspraken per telefoon maakt, bevestig ze dan daarna nog schriftelijk en vraag de dienstverlener per brief of mail te bevestigen dat hij uw weergave van de afspraak onderschrijft.