Mijn Kifid
Mijn Kifid

Doeleinden verwerking persoonsgegevens

Kifid kan Persoonsgegevens van betrokkenen voor meerdere doeleinden verwerken. Hieronder wordt per doeleinde de wijze van verwerking beschreven en wordt hierbij de wettelijke basis vermeld.

Website

Kifid respecteert te allen tijde de privacy van haar online bezoekers. Kifid verwerkt daarom geen
persoonsgegevens via haar website www.kifid.nl.

Mijn Kifid portal

Consumenten en ondernemers kunnen, indien zij aan de vereisten voldoen, via de digitale Mijn Kifid portal (via de website https://consument.kifid.nl) een klacht indienen over een bij Kifid aangesloten Financiële dienstverlener. Dit is een andere website dan www.kifid.nl. Via www.kifid.nl kan een consument of een ondernemer wel worden doorgeleid naar de Mijn Kifid portal.

Om de klacht goed in behandeling te kunnen nemen, heeft Kifid (persoons)gegevens nodig. Deze (persoons)gegevens worden door de indiener van de klacht (de consument of de ondernemer) zelf aan Kifid verstrekt. Omdat de indiener van de klacht Kifid verzoekt om een geschil dat hij/zij heeft met de Financiele dienstverlener te beoordelen, is sprake van een overeenkomst van opdracht. Kifid is op grond van art. 6 lid 1 onder b) AVG bevoegd om de Persoonsgegevens van de consument of ondernemer te verwerken. Kifid gaat vertrouwelijk om met de aan haar verstrekte Persoonsgegevens
en neemt de bepalingen van de AVG in acht bij de verwerking van deze Persoonsgegevens.

Financiële dienstverleners

Financiële dienstverleners, waartegen een klacht is ingediend door een consument of een ondernemer, zoals hierboven beschreven, dienen stukken schriftelijk in. Ten aanzien hiervan verwerkt Kifid de Persoonsgegevens van de klachtbehandelaar van de betreffende financiële dienstverlener. Door de aansluiting bij Kifid en de akkoordverklaring met het aansluitreglement, is een overeenkomst tussen de Financiele dienstverlener en Kifid tot stand gekomen op grond waarvan Kifid Persoonsgegevens verwerkt. Ook met deze Persoonsgegevens gaat Kifid vertrouwelijk om en neemt
hierbij de bepalingen van de AVG in acht.

Klachtbehandeling

Als een Consument of een ondernemer Kifid verzoekt om de klacht over een Financiële dienstverlener te behandelen, dan moet Kifid de door de consument of ondernemer verstrekte Persoonsgegevens verwerken. Kifid verwerkt onder andere de volgende Persoonsgegevens: naam, contactgegevens en alle andere gegevens die aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van het klachtdossier.
Alle (e-mail)correspondentie met betrekking tot de klachtbehandeling wordt opgeslagen in ons interne klachtbehandelingssysteem. De (e-mail)correspondentie is alleen inzichtelijk voor medewerkers van Kifid en wordt verstrekt aan de Financiële Dienstverlener(s) waartegen de klacht wordt ingediend. De verstrekte Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan derden, zoals de toezichthouders. Dit wordt alleen gedaan indien de consument of ondernemer op het klachtformulier heeft aangegeven dat hij/zij Kifid toestemming geeft om de Persoonsgegevens te delen met de toezichthouder en alleen indien de toezichthouder hierom verzoekt. De Persoonsgegevens worden door Kifid geanonimiseerd en zijn niet herleidbaar tot individuele personen.
Indien geen gebruik meer word gemaakt van de dienstverlening van Kifid, wordt het klachtdossier gearchiveerd. In het geval het klachtdossier is gearchiveerd, wordt dit gedaan met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Als de (persoons)gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd.

Sollicitatieprocedure

Indien een individu Persoonsgegevens aan Kifid verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure, worden deze persoonsgegevens vastgelegd om de geschiktheid te kunnen beoordelen in het kader van werving & selectie. Kifid verwerkt de Persoonsgegevens die Kifid van de sollicitant, of via een wervings- en selectiebureau, heeft ontvangen.
De Persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatieprocedure aan Kifid zijn verstrekt, worden verwerkt en eventueel gearchiveerd met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Deze gegevens worden niet aan derde partijen verstrekt.

Medewerkers

Kifid verwerkt Persoonsgegevens van medewerkers die na een succesvolle sollicitatieprocedure bij Kifid in dienst treden. Ten behoeve van het personeelsdossier en teneinde salarisbetalingen te kunnen doen, verwerkt Kifid onder andere en voor zover van toepassing de volgende Persoonsgegevens: naam, adres, contactgegevens, gegevens met betrekking tot (de indicatie van) het salaris, diploma’s, certificaten, verslagen van startgesprekken en evaluaties.

Maatregelen

Passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging

Artikel 5 van de AVG verplicht Kifid als Verwerkingsverantwoordelijke om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies of onrechtmatige verwerking van Persoonsgegevens tegen te gaan. De wijze waarop (persoons)gegevens worden beveiligd is afhankelijk van het soort gegevens, de wijze van opslag en verwerking alsmede de onderkende risico’s. Kifid heeft de beveiligingsmaatregelen vastgelegd in interne procedures. De beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op best practices uit de internationale norm voor informatiebeveiliging (ISO 27001).

Bewaartermijnen

Kifid bewaart Persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, contractueel is afgesproken en/of noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt (artikel 5 lid 1 onder b van de AVG). Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de wet- en regelgeving die hierop van toepassing is.

Geheimhouding

Medewerkers van Kifid die toegang hebben tot Persoonsgegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsverklaring ten aanzien van de Persoonsgegevens. Alle medewerkers die toegang hebben tot Persoonsgegevens, zullen hiermee vertrouwelijk omgaan. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen Persoonsgegevens van medewerkers en Persoonsgegevens van bijvoorbeeld consumenten, ondernemers, (medewerkers van) Financiële dienstverleners en contactpersonen van derden. De toegang tot de verschillende categorieën Persoonsgegevens kan verschillen per categorie. Kifid heeft het toegangsniveau in interne procedures vastgelegd.

Uitwisseling gegevens uitsluitend binnen de EU

Bij uitbesteding van (delen van) de verwerking van Persoonsgegevens doet Kifid dit uitsluitend met derde partijen binnen de EU die minimaal voldoen aan de door Kifid intern gehanteerde eisen en aan de vereisten die door de AVG worden gesteld, zoals het vereiste om een passende technische en organisatorische maatregelen te treffen. Kifid sluit verwerkersovereenkomsten met verwerkers, conform hetgeen is bepaald in art. 28 lid 3 onder a) AVG.

Uw rechten

Inzage- en correctierecht

Consumenten, ondernemers, medewerkers van Kifid en medewerkers van een Financiële dienstverlener hebben recht op inzage van de bij Kifid geregistreerde Persoonsgegevens. Dit houdt in dat de betrokkene kan opvragen welke Persoonsgegevens van hem/haar bij Kifid zijn geregistreerd en voor welke doeleinden deze Persoonsgegevens worden gebruikt (art. 15 AVG). Indien de betrokkene wil weten welke Persoonsgegevens van hem/haar zijn geregistreerd dan wel worden verwerkt, dan kan hij/zij hiertoe een schriftelijk verzoek indienen (zie hieronder).
Ook hebben consumenten, ondernemers, medewerkers van Kifid en medewerkers van een Financiële dienstverlener het recht op rectificatie en aanvulling van de bij Kifid geregistreerde en door Kifid verwerkte Persoonsgegevens, indien de Persoonsgegevens onjuist zijn. Hiertoe dient een schriftelijk verzoek te worden ingediend.

Een verzoek tot inzage of correctie kan worden indienen door een brief, voorzien van naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs, te sturen naar Kifid, Postbus 93257, 2509 AG Den Haag. Dit verzoek kan ook per e-mail worden ingediend via consumenten@kifid.nl.

In het geval de betrokkene rectificatie van Persoonsgegevens verzoekt, dient hij/zij aan te geven welke gegevens naar zijn/haar mening incorrect of onvolledig zijn en wat de juiste gegevens behoren te zijn. Kifid streeft ernaar zo spoedig mogelijk of in ieder geval binnen 6 weken te reageren op een dergelijk verzoek.
Op grond van art. 19 AVG is Kifid verplicht eventuele wijzigingen in de Persoonsgegevens door te geven aan degenen aan wie zij de Persoonsgegevens heeft verstrekt, zoals Financiële dienstverleners of derden, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

Recht op vergetelheid

Ten opzichte van de Wet bescherming persoonsgegevens is het recht op vergetelheid (right to be forgotten) nieuw in de AVG (art 17 AVG). Dit recht houdt in dat Kifid in bepaalde gevallen Persoonsgegevens moet wissen als hierom wordt verzocht. Dit geldt alleen in de volgende gevallen:
– als de Persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt;
– als de verwerkingsgrond gebaseerd is op toestemming en u de toestemming intrekt. Let op: Kifid maakt geen gebruik van toestemming als verwerkingsgrond. Het is daarom niet mogelijk om toestemming in te trekken;
– als de Persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing doeleinden en u hiertegen bezwaar maakt. Let op: Kifid gebruikt Persoonsgegevens niet voor direct marketing doeleinden;
– als de Persoonsgegevens langer worden bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen;
– als de Persoonsgegevens worden verwerkt van een persoon die jonger is dan 16 jaar.

Mogelijk misbruik

Het is mogelijk dat een consument, ondernemer, medewerker van Kifid of een medewerker van een Financiële dienstverlener constateert dat een beveiligingslek heeft plaatsgevonden ten aanzien van Persoonsgegevens die door Kifid worden verwerkt, of dat het vermoeden bestaat dat de beveiliging van Persoonsgegevens niet op de juiste wijze door Kifid is gewaarborgd. Om mogelijke schade te voorkomen, verzoeken wij degene die een dergelijk vermoeden heeft om direct met Kifid contact op te nemen. Kifid heeft procedures om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de AVG.

U kunt contact opnemen via consumenten@kifid.nl of via ons algemene nummer (070) 333 8 999.

Tot slot

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van Persoonsgegevens door Kifid, dan kunt u contact met ons opnemen via consumenten@kifid.nl of via het algemene telefoonnummer 070 – 333 8 999

Begrippen

Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geindentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een identificatienummer, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (art. 4 onder 1) AVG)

Verwerking van persoonsgegevens
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel
van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen,
aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (art. 4 onder 2) AVG).

Verwerkingsverantwoordelijke
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (art. 4 onder 7)
AVG).
In dit geval het Klachteninstituut Financiele Dienstverlening (Kifid), Koningin Julianaplein 10, 2595 AA
Den Haag. Bereikbaar via: 070 – 333 89 99 of consumenten@kifid.nl. KvK-nummer: 27289675.

Financiële dienstverlener
De partij die betrokken is bij de behandeling van de klacht, in het Reglement Geschillencommissie financiële dienstverlening omschreven als ‘een in het Register ingeschreven financiële onderneming als bedoel in de Wet op het financieel toezicht, alsmede een verzekerraar in zijn hoedanigheid als pensioenuitvoerder’, in voorkomende gevallen de partij die onderwerp is van de klachtbehandeling.

Derde partij
Een partij die een rol bij uw klachtbehandeling heeft zonder daarbij belangen te hebben; te denken valt aan een toezichthouder of getuigen of deskundigen zoals bedoeld in artikel 34 van het Reglement Geschillencommissie financiële dienstverlening.

Heeft u een vraag?

070 - 333 8 999

Bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00

consumenten@kifid.nl

Stuur ons een e-mail

Mijn Kifid

Gemakkelijk de behandeling van uw klacht volgen
Contact